Seguramente todos conocen el meme de "puedo exportar a excel" que tantas veces nos lo pidieron. Junto con ese a mi también me piden mucho el tema de exportar informes de Power Bi en pdf para compartir e imprimir entre los usuarios.
Aunque vivamos en la era digital, muchos siguen prefiriendo recibir un pdf por mail o ver los informes impresos en una reunión. Lo primero que leeremos en internet es que existen Paginated Reports para imprimir. Yo vengo a decirles "no hace falta, con Power Bi Desktop sobra".
Seguí leyendo si queres aprender a dejar un informe de Power Bi perfectamente organizado para imprimir
Si bien Microsoft cuenta con la herramienta de Paginated Reports para construir tableros "para imprimir", objetivo del programa, lo cierto es que nos gusta llevar Power Bi Desktop al límite. Por eso vamos a ver como transformar nuestros informes para que sean exportables para imprimir.
Muchos se deben estar preguntando "pero.. si se exporta a pdf con un botón". Si es cierto, pero quedan con un tamaño incómodo para pdf o impresión. Por ello la mágia estará en conocer el tamaño exacto en pixels de una hoja física. En este caso el ejemplo será con A4.
Una hoja A4 tiene las siguientes medidas en pixels
- Height: 1123
- Width: 794
Con estas medidas vamos a modificar nuestra página en Power Bi.
Luego podemos ajustar la vista para sentir que estamos trabajando sobre un página A4 tamaño real, puesto que normalmente la página esta ajustada para que entre horizontal y verticalmente pero en realidad es mucho más grande que eso.
Una vez que tengamos la página muchos pensarán que ya terminamos y eso fue todo, pero la clave de exportar o imprimir está en el modo que ejecutamos el informe. Si bien Power Bi es una herramienta de gran dinamismo, estos son informes estáticos. Entonces su objetivo y forma de desarrollo es ligeramente distinta. Por ejemplo,
No podremos poner filtros visual dado que el usuario imprimiría esto, pero si podríamos mostrar uno de fecha relativa para explicar que la hoja esta filtrada de esa forma. También podríamos aclararlo en texto con una medida en una tarjeta o cuadro de texto.
NOTA: el ejemplo tenía comom ultimo año el 2009, por eso "last 13 years". Sería prudente elegir un periodo relativo que permita ver todo el contenido de la tabla.
Tenemos que tener presente que los "Scroll" en tablas estarían prohibidos porque no podemos scrollear en un pdf. A menos que sea un ranking, con lo cual podríamos aclarar en el titulo "Ranking N [entidad]" para explicarlo.
No olvidemos que esto es una página/hoja. Entonces sería genial poner un buen título, pensar en encabezado y pie de página. Una de las más casuales sería poner el número de página abajo a la izquierda.
Finalmente podemos exportarlos y quedaría algo así la vista en adobe por ejemplo:
Antes de terminar les recuerdo, como siempre, que el informe esta disponible en mi github.
El broche de oro lo tendrán si poseen un Area de Trabajo con capacidad Premium o Embed (workspace), porque podría ejecutar esta porción de la documentación de Microsoft que nos enseñará a exportar a pdf y mandar por mail automaticamente a quienes deseamos: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/collaborate-share/service-automate-power-bi-report-export
¡Espero que los ayude! ¿y vos haces tableros para imprimir?