¿Que licencias existe y que puedo hacer con ellas? Últimamente me estoy encontrando con muchas dudas de parte de nuevos usuarios respecto a que pueden hacer con su licencia en Power Bi. Tal vez las constantes actualizaciones de la herramienta están mareando un poco a quienes recién se introducen en este mundo puesto que todos los meses y algunas fechas de eventos especiales hay más y más anuncios de nuevas características.
Pese a la gran cantidad de documentación de Microsoft me parece que falta un documento base para establecer las principales diferencias entre las licencias. Por esto mismo escribo este post explicado con mis palabras para intentar dar luz a los iniciantes en Power Bi o aquellos con dudas de licencias.
Intro
Seguramente que leer la documentación de Microsoft sobre cada una de ellas prevería mayor detalle que este post, aún así creo que es de utilidad tener un pantallazo práctico y rápido que ayude a los usuarios a entender que pueden hacer con una licencia. Cabe destacar que estamos hablando sobre un despliegue en Power Bi Service que es puramente Nube.
Antes de explicar cada licencia necesitamos conocer un mínimo de Power Bi. Con esto me refiero a sus componentes principales del Servicio. Para no tener un post muy largo copiando y pegando mucha documentación voy a intentar explicar brevemente con mis palabras.
Todo el trabajo que se construye en Power Bi se maneja entorno a Areas de Trabajo. Espacios colaborativos para compartir cuatro componentes (dataset, informe, panel, dataflow y paginated reports) con distintos permisos para cada integrante (admin, member, contributor, viewer).
- Datasets: son el conjunto de datos construido en un Power Bi Desktop que contiene la totalidad de un modelo. Metadata, tablas, relaciones, medidas, etc.
- Informe: páginas interactivas con visualizaciones varias dinámicas conectadas a un dataset.
- Panel: pizarrón que extrae momentos prefiltrados de visualizaciones de los informes y los fija estáticamente (los datos si fluyen las interacciones no)
- DataFlows: almacenamiento en el area que permite transformaciones de Power Query para crear entidades (como tablas). Puede usar almacenamiento compartido o Azure Data Lake gen2.
- Paginated Reports: reportes creados a partir de la herramienta Power Bi paginated reports. Son estáticos e ideales para imprimir.
Comenzamos destacando que la herramienta principal para el desarrollo que construye el 50% de lo antes mencionado es totalmente gratuita. Me refiero a Power Bi Desktop. Podremos usarla de pies a cabeza por completo dado que todas sus características están libres. Conociendo un poco y mínimo de esta teoría podremos encontrar sentido a las características varias de las licencias. Por mi lado voy a explicar las licencias separándolas en tres tipos. Por usuario, por capacidad e híbrida. Una no quita a la otra, sino que pueden coexistir juntas. Por ejemplo: para desarrollar usamos una licencia Pro aunque estemos sobre un area de trabajo Premium.
Licencias por usuario
Son compradas y asignadas a un usuario en particular. El tenant registra el número de licencias compradas y se pueden quitar y re-asignar entre usuarios a medida que uno y otro vaya necesitando. Todas ellas pueden utilizar la herramienta de Puerta de enlace (gateway) para actualizar datos de entornos locales. Las dos primeras almacenan su contenido en espacios de procesamiento compartido de Microsoft.
- Power Bi Free: si el tenant lo permite, esta licencia puede ser autogestionada por cualquier usuario con cuenta profesional de Microsoft. Es perfecta para aprender o generar proyectos personales. Tenemos la mayoría de las características de creación de datasets, informes y paneles. Esta licencia NO permite la participación de areas de trabajo convencional ni tampoco compartir o ser compartido por otra licencia de usuario. Sus características de desarrollo son casi las mismas que con PRO per dentro del area de trabajo PERSONAL para uno mismo. La única forma de compartir con esta licencia no es muy segura puesto que hablo de la característica "Publish to Web" que genera un link público. Permite hasta 8 actualizaciones por día en datos importados.
- Power Bi Pro: asignadas por un administrador de office 365. Esta licencia nos permite la mayor cantidad de características de datasets, informes, paneles y dataflows. Podemos generar areas de trabajo y administrarlas. Puede compartir y ser compartido por otros desarrollos de licencia pro. Ésta, o la siguiente, es OBLIGATORIA en vistas de una auditoria de Microsoft para los usuarios que desarrollen en un area de trabajo cualquiera de los componentes mencionados. El límite de ésta licencia llega con cuestiones de tamaño, tanto en operaciones como en modelo. No se le permite operaciones de mucho procesamiento como XMLA endpoints o AI ni tampoco superar 1Gb de tamaño de modelo. Permite hasta 8 actualizaciones por día en datos importados.
Licencia Híbrida
Este es un nuevo tipo de licencia que podrá abordar un poco de las características de ambos mundos y debe ser asignada como lo hacen en ambos lugares.
- Power Bi Premium Per User (PPU): asignadas por un administrador de office 365. Esta licencia es una mezcla de Premium y Pro. El uso efectivo de esta licencia se aplica prendiendo la opción PPU en la Configuración de Area de trabajo bajo la pestaña Premium y se representa con una personita delante de un diamante. Tiene todas las características que tiene una licencia PRO más las opciones de procesamiento pesadas como compute entities en dataflows o scale large datasets para generar enormes modelos además de las antes mencionadas. Añade el componente faltante Paginated Reports. Un detalle a prestar atención en ella es que el contenido dentro de un Area de trabajo PPU solo puede ser accedido por usuarios con PPU. Permite hasta 48 actualizaciones por el portal y sin límites con API.
Licencias por capacidad
Son compradas y asignadas a una Area de Trabajo en particular que reflejará un diamante a lado de su nombre como representación de la capacidad dedicada. Una capacidad puede aplicarse en N Areas de Trabajo. No es una a una como las de usuario. El contenido creado en ellas permite la totalidad de características que Power Bi provee. Determinadas y variantes por un procesamiento y almacenamiento dedicado. La principal diferencia entre ellas es el compartir. Cuando el area de trabajo tiene capacidad asignada, tanto PPU como las siguientes, puede implementar y compartir Paginated Reports.
- Power Bi Embedded: se licencia mediante el portal de azure como si fuera un recurso más. Al igual que la PPU debe activarse dentro del area de trabajo. Todas las características de modelado y procesamiento será posibles con esta licencia. No habrá limites en que podemos hacer respecto a transformaciones o manipulación de datos. La particularidad de las licencias de capacidad está enfocada en el modo de compartir componentes del area. Tal como su nombre lo indica el objetivo esta en embeber. Con la misma podremos incluir nuestro contenido de Power Bi (reportes, paneles y visualizaciones) totalmente personalizado sobre un desarrollo web en gran poder de manipulación con javascript. No se refiere a pegar un link en un iframe sino a la total libertad de control de cada detalle con javascript. La aplicación puede construir dos tipos de autenticación, la integrada con Microsoft (los usuarios loguean con su cuenta profesional de office) o una personalizada (el desarrollo es dueño del login y controlar la seguridad de quien ve que). Microsoft establece que las cuentas que desarrollen los tableros en el servicio deben ser PRO. Para ver un poco más las características podemos entrar al siguiente sitio: https://playground.powerbi.com/
- Power Bi Premium: se licencia mediante office. Al igual que la PPU debe activarse dentro del area de trabajo. Esta es la madre de las licencias. Todo lo que exista disponible en Power Bi y se nombró antes puede hacerse con esta licencia. Su particularidad a diferencia de las anteriores es que un area de trabajo catalogada como Premium puede compartirse a usuarios de licencias free con rol viewer. Permite construir areas de trabajo y contenido con cuentas pro y compartir a cuentas free que tengan rol de viewer. Esta es el único caso que una cuenta free puede recibir contenido compartido (a menos que desarrollemos la app anterior que no necesita ni cuenta). La otra particularidad que tiene respecto de las anteriores es que incorpora una licencia de Power Bi Report Server para implementar los informes en un entorno local.
- Fabric Capacity: se licencia mediante Azure. Tiene dos tipos de pagos, con compromiso anual (gran descuento) o pay as you go (permitiendo prender y apagar). Al igual que la PPU debe activarse dentro del area de trabajo. Esta es la madre con esteroides de las licencias. Todo lo que exista disponible en Power Bi y se nombró antes puede hacerse con esta licencia. Además, incluye toda una suite de analítica end to end para que ingenieros de datos y científicos puedan integrar datos, crear experimentos y almacenar datos en lake. Fabric trae nuevo contenido para crear adicional al de PowerBi. Por ejemplo, notebooks, lakehouse, warehouse, experimentos, alertas, etc. Su particularidad a diferencia de las anteriores es que un area de trabajo catalogada como Fabric puede tener cualquier tipo de usuario desarrollando contenido Fabric. Para mantener la característica de compartir informes de PowerBi a usuarios de licencias free con rol viewer, hay un mínimo de plan que es F64. Así mismo a partir de ese plan se incluye la característica de Copilot, la IA de microsoft parar optimizar el desarrollo en la plataforma. Las cuentas pro nos permiten generar contenido PowerBi como modelos semánticos o informes de PowerBi. Esta licencia cuenta con una gran variedad de planes (SKUs). Lo que permite que a bajo costo podamos incorporarla. No está demás repetir que cuanta con todas las características antes mencionadas como capacidad para embeber en una web app.
Bonus: SQL Server Enterprise
La mayor de las licencias de SQL Server trae junto a sus servicios la posibilidad de instalar Power Bi Report Server. El mismo es semejante al antiguo Reporting Services con la diferencia que provee el renderizado de informes de Power Bi y solo informes. No tiene paneles, ni dataflows, etc. Para conocer más en detalle la diferencia entre este servicio y todas las anteriores opciones de implementación en nube podemos revisar esta documentación: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/report-server/compare-report-server-service
Extra
Todo lo antes mencionado aplica para cualquier implementación sobre productos de Microsoft. Con esto me refiero a que si queremos presentar nuestros informes dentro de teams o Sharepoint, no vamos a ganar nada de distinto a lo anterior. Si lo expone un usuario pro, solo los usuarios pro con acceso a esa area de trabajo lo verán en la aplicación de Microsoft y del mismo modo si implementáramos otra de las licencias. Se considera exactamente igual a teams/sharepoint a una area de trabajo en la que hay que ser participe con la licencia correspondiente para poder ver el contenido.
Para ver en mayor detalles las características técnicas que tanto englobo y di ejemplos sin entrar en lo especifico, aquí podemos encontrar una tabla exponiendo más en detalle y comparando tres de las licencias más usadas:
https://powerbi.microsoft.com/en-us/pricing/
Tengamos presente que la licencia Fabric podría estar ocupando el lugar de Premium entre el periodo 2024-2025, puesto que a precio similar cuenta con más capacidades.
NOTA: Recordemos que Free hace lo mismo que Pro sin compartir, Embed hace lo mismo que premium sin compartir a usuarios free sino que va por medio de una aplicación creada.
Espero que esto ayude a aclarar las dudas al momento de iniciarse en Power Bi.