Dentro del servicio de Power Bi existe una muy interesante funcionalidad para alertar a usuarios finales sobre algún movimiento numérico deseado o indeseado sobre sus datos. La idea pasa por darle a conocer de forma temprana algo que desencadenaría un suceso según el proceso de negocios o, simplemente, para estar informado al instante que suceda.
Lo cierto es que las alertas son muy cómodas para la app del celular. Podemos recibir información al instante como una notificación del sistema operativo en lugar de ser avisados por mail. Los mails no se ven con la frecuencia de una notificación móvil aun pensando que podríamos tener alertas al recibir un mail. Muchos de nosotros ignoramos los mails y tenemos un horario para revisarlos.
Todas estas configuraciones suelen ser para quien las configura. Sin embargo, ¿que sucede cuando queremos que esa alerta avise a un conjunto de personas y no solo al usuario final? Power Bi por si mismo no te deja configurar otro destinatario de la alerta. Para ello vamos a usar Power Automate (antes llamado Flow).
Recientemente vi que muchos consultaban en el foro oficial de Power Bi sobre enviar alertas de sus KPI a compañeros. Me interesé en comprobar que no es posible hacerlo "solo" con Power Bi. Veamos como se hace el proceso.
Lo primero que necesitamos es un tile de una visualización de un informe en el cual podamos configurar una alerta. Recordemos que únicamente las medidores, KPI y tarjetas (gauges, kpi, cards) permiten la configuración de una alerta. Para ello vamos a pinnear un tarjeta de un informe y llevarla al panel.
A partir de este momento podremos configurar una alerta en nuestra tarjeta. Sigamos la siguiente imagen para ver como se hace.
Luego en "Agregar regla de Alerta".
Configuramos el umbral y guardamos nuestra alerta. Cuando volvemos a entrar a nuestra alerta para revisarla. Fíjense que al fondo de la configuración Microsoft ya nos avisaba la posibilidad de desencadenar una acción con la alerta. Para comenzar nuestro Power Automate vamos a dar click en esa opción:
Esto nos redirige a Power Automate con una plantilla por defecto para nuestra alerta a la cual le damos continuar:
De ahora en adelante todo nuestro trabajo se encuentra en Power Automate. El flujo inicia con nuestro conector a Power Bi donde seleccionamos la alerta creada anteriormente. En mi caso se llama "Alerta de Alerta"
Luego podemos dar en el signo "+ Nuevo paso" para desencadenar nuestra acción siguiente y elegir como vamos a informar a nuestros compañeros sobre esto.
Para esto recomiendo dos principales salidas:
- Teams: podemos enviar un chat a un equipo y canal personalizado por nosotros.
- Correo: enviar un correo personalizado a las direcciones deseadas.
En el caso del correo existen 5 modos de envío que podemos utilizar. Según el método utilizado será el emisor del correo.
- Envío por nuestra cuenta de office 365 con licencia exchange.
- Envío por una cuenta outlook.
- Envío por una cuenta gmail
- Envío por un smtp personalizado
- Envío por Power Automate. Enviado por Microsoft Power Apps and Power Automate <microsoft@powerapps.com>
La configuración es muy sencilla excepto para smtp. Pueden elegir uno de ellos y completar los datos correspondientes. Para finalizar guarden el flujo. El ejemplo final del flujo con el correo enviado por Automate se vería así:
Hemos concluido y es importante mencionar que todos los conectores que utilizamos para este flujo son gratis por el momento. Espero que ahora puedan informar de sus alertas a sus colegas con mayor velocidad y comodidad.
NOTA: No necesitamos un pago adicional por usar Automate con nuestra cuenta de office 365 que tiene Power Bi. En caso que tengan inconvenientes para conseguirlo, puede comunicarse con el administrador de office del departamento de tecnología.