Documentar no siempre debe ser un monstruoso archivo de texto lleno de imágenes y texto mostrando cada una de las visualizaciones y explicando que hacen o que hace la página. La idea de la documentación es ayudar a los usuarios a tener una mejor comprensión sobre lo que estan viendo.
En este post nos vamos a poner creativos y vamos a ver como podemos documentar nuestro informe dentro del mismo informe usando tooltips de distintas maneras para que expliquen lo que querramos contar. Seguí leyendo para conocer estos métodos.
Tooltips
Un pequeño contexto. Los tooltips son pequeñas ventanas que aparecen cuando el mouse se posiciona en un lugar determinado. Ya muchos deben concoer que Power Bi los permite, tanto para mostrar valores de una visualización como también para enriquecer el análisis permitiendo construir uno personalizado.
A continuación vamos a ver tres formas en la que los tooltips pueden servir como documentación de nuestro informe. Incluso veremos que no todo tiene que ser manual y podríamos separar un lugar de entrada de datos para la descripción de nuestra documentación.
Para las dos primeras formas podríamos escribir texto manualmente para dar una descripción deseada según corresponda, mientras que la última podría generarse de un excel o tabla que tenga una columna que identifique la visualización y una segunda con la descripción.
Primera forma
Lo primero que podríamos hacer para facilitar al usuario una aclaración sobre algo puntual es el "Header Icon" de tooltip. Las visualizaciones tienen permitido activar o desactivar los pequeños iconos (botoncitos) en la parte de arriba a la derecha de las visualizaciones, como los tres puntos, enfocar, explorar siguiente nivel, etc. Adicionalmente a ello, podemos agregar un círculo con signo de pregunta.
Allí podríamos escribir una breve descripción de la visualización o de las posibilidades de exploración que contiene para dar mayor detalle del uso al usuario final.
Segunda forma
La segunda opción sería utilizar una forma/botón/imagen que de a entender que hablamos de un icono que tendría un tooltip al acercarnos. Para activar el tooltip de un botón, vamos a prender su acción de algun tipo sin función. De ese modo podremos ver el tooltip para escribir nuevamente el texto deseado manualmente.
De este modo podemos usar cualquier forma que deseemos y ubicarla en cualquier lugar para generar nuestro tooltip informativo de documentación.
Tercera forma
La última opción viene en dos formas distintas. Parte con la idea de tener una tabla que almacene las descripciones o lo que deseamos usar de tooltip (texto, imagen, etc). Vamos a construir una tabla con un identificador de visualización y el texto o foto que queremos mostrar en el tooltip:
Nuevamente ponemos una imagen/forma/botón deseado en el lugar que querramos. Para generar un tooltip por encima de ésto vamos a crear una tarjeta/card que tenga el texto Desc de la tabla que acabamos de crear y la pondremos por encima de nuestra botón.
Editamos el formato de la tarjeta para que no muestre la etiqueta. Tenemos que asegurarnos que el texto ocupe toda la tarjeta en caso que usemos un botón grande dado que el tooltip solo aparece encima del dato de la tarjeta. En mi caso como el botón es muy chico no me hizo falta cambiar eso. Lo que si tenemos que modificar es la transparencia de los valores. Para eso podemos crear una medida con cualquier color Hexadecimal o rgb que tenga transparencia. Por ejemplo:
Vamos a decir que los valores de nuestra tarjeta serán modificados por la función de la medida que devuelve "0″ en el último valor de rgba. Eso significa transparente. Tambien podríamos haber usado #FFFFFF00 (los dos ceros del final lo harían transparente). De ese modo tenemos texto transparente con tooltip en nuestra tarjeta.
Para lograr que el texto que vamos a usar sea el correcto, tendremos que filtrar nuestra tabla. Para eso agregamos la columna identificadora en el panel de filtros a nivel visual para la tarjeta.
A partir de este momento queda en sus manos el modo de mostrar el tooltip.
Si queremos continuar con la forma tradicional de texto y tooltips antes mencionada, entonces no tenemos que hacer mucho. Solamente asegurarnos de tener prendido el tooltip de formato:
Si queremos ponermos más creativos en colores, formas, imagenes para el mensaje; podemos crear una nueva página dedicada a los tooltips. Puede ser una tarjeta con texto con un icono pequeño o lo que gusten. Dejo una imagen de repaso de como hacer una página de tooltip:
Usando esta página podríamos configurar nuevamente nuestro tarjeta para usar esta página de tooltip. Quedando de la siguiente forma:
Con esta última opción podríamos cargar datos una sola vez con todo lo que queremos aclarar en nuestros informes y comenzar a agregar iconos con tarjetas. La página de tooltip es completamente reutilizable porque le estamos enviando filtrado en la tarjeta la fila que tiene que representar. Entonces no hace falta crear una página de tooltip por cada aparición.
Esto puede efectuarse en secciones de página o por páginas completas. Incluso podríamos combinarlo con el post anterior de documentar informe dentro del informe mostrando un gran tooltip con esa información.
Espero que esto los llene de ideas de como usar tooltips para documentar y cada vez tener informes de mejor calidad.